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通常使っているメールアドレスと、携帯電話に割り当てられたアドレスとは、異なるのが普通だろう。得意先に「会社と携帯電話の両方にメールを送ってくれ」なんて面倒を頼むことはできない。何らかの形でメールを携帯電話のアドレスに転送することになる。もっとも単純な方法が、システム管理者にメールサーバーの設定を変更してもらうことだ。こうすると、ごく簡単な設定で届いたメールをすべて携帯電話に転送できるが、こうした変更を許可しない会社やプロバイダも多い。
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また、届いたメールのすべてが携帯電話に転送されるため、外出先では読みたくないメールも受信してしまうことになる。メーリングリストやメールマガジンを携帯電話で読む必要もないし、届いたところで邪魔なだけだ。そこで活用したいのが、メールソフトの転送機能である。受信したメールを自動的に携帯電話に転送するように設定しておけばいい。ノートパソコンの電源を常にオンにしておく必要があり、ノートパソコンがインターネットに常時接続している環境が必須であるが、フィルター（振り分け機能）を通すことで本当に必要なメールだけを転送することが可能になる。